Accompagnement : qui contacter et pourquoi

Accompagnement lit la présence de chaque personne et vous indique qui contacter et pourquoi, du plus urgent au moins urgent. Chaque personne apparaît avec ses motifs, pour que vous sachiez ce qui s’est passé avant de l’appeler.

Comment cela fonctionne

• Chaque fois qu’une feuille de présence se ferme, et chaque nuit, Inperia examine la présence de chaque personne selon les règles de votre église.
• Les visiteurs sont aussi revus chaque heure : un Visiteur non contacté apparaît dans l’heure où le délai de votre église prend fin ou l’appel de sa réunion se ferme, selon ce qui arrive en dernier, et ce motif disparaît dès que quelqu’un enregistre un suivi avec lui.
• Quand une personne correspond à un motif, son cas s’ouvre et elle apparaît dans la boîte de la personne qui l’accompagne.
• La boîte classe les personnes de la plus urgente à la moins urgente selon leurs motifs. Il n’y a pas de score : ce sont des règles que l’on peut expliquer.
• Seul ce qui est marqué compte : non marqué n’est pas une absence. Voir Faites l’appel.
• Vous n’apparaissez jamais dans votre propre boîte.

Les motifs

Motif	Quand une personne apparaît	Forfait
Absences de suite	Elle a manqué plusieurs réunions qui comptent, l’une après l’autre. Par défaut, 3.	Tous
Jours sans venir	Des jours se sont écoulés depuis sa dernière venue, et une absence a été marquée depuis. Par défaut, 30.	Tous
Visiteur non contacté	Un contact est venu à une réunion et personne n’a enregistré de suivi. Par défaut, dans les 72 heures.	À partir du Forfait Croissance
Nouveau qui s’éloigne	Une nouvelle personne a commencé à manquer. Par défaut, 2 absences de suite dans ses 8 premières semaines.	À partir du Forfait Croissance
Vient moins qu’avant	Le dernier mois, elle est venue nettement moins qu’avant, ou elle est absente depuis plus longtemps que d’habitude.	À partir du Forfait Croissance
Rendez-vous manqué	Elle n’est pas venue à un rendez-vous de suivi. Cela compte pendant 30 jours, par défaut.	À partir du Forfait Croissance
Responsable à soutenir	Un responsable avec des appels non faits ou des comptes rendus en attente ces quatre dernières semaines, ou qui n’ouvre plus l’application depuis un moment.	À partir du Forfait Croissance
Sans suivi	Personne ne lui a fait de suivi depuis un certain temps. Par défaut, 60 jours, et ce motif ne fait que remonter dans la liste une personne qui y figure déjà pour un autre motif.	À partir du Forfait Croissance

Absences de suite, Jours sans venir et Vient moins qu’avant ne concernent que les membres. Pour un contact, Accompagnement regarde si un visiteur reste sans être contacté ou si une nouvelle personne s’éloigne. Chaque église ajuste ces valeurs : voir Configurez le module Accompagnement.

La boîte

Dans Accompagnement, vous voyez en haut combien de personnes ont besoin de votre attention et combien sont encore sans suivi. En dessous, la liste. Le premier groupe du filtre, Qui afficher, choisit qui vous voyez :

• Ceux que j’accompagne affiche les personnes que vous dirigez directement, les membres des cellules que vous dirigez, les contacts dont vous avez la charge et les personnes qui vous ont été attribuées. Si une personne est attribuée à un autre responsable, elle apparaît dans la boîte de ce responsable, et non dans la vôtre. La boîte s’ouvre sur ce choix.
• Toute ma portée affiche toutes les personnes que vous pouvez voir. Effacer les filtres vous ramène aussi à toute votre portée.

Si vous n’avez pas de fiche propre dans l’église, par exemple si vous l’administrez depuis une autre église, vous voyez toujours toute votre portée et ce groupe n’apparaît pas.

Les colonnes : Motifs, Suivi (si elle a déjà eu un suivi), Dernière présence, Suivi par (qui la suit), Attribué à (son attribution) et Dans la boîte depuis (depuis quand elle y figure). Le reste du filtre restreint la liste par Motif, Personne (membres ou contacts), Suivi par, Maison, Étiquette et Ville, et le champ de recherche trouve une personne par son nom.

La boîte n’affiche ni les personnes que vous avez reportées ni celles qui sont absentes pour un temps.

Sur téléphone

La vue Cartes affiche une carte par personne, avec ses motifs et ses actions à portée de main. La vue choisie est enregistrée dans ce navigateur.

Que faire pour chaque personne

Le menu de chaque personne propose :

• Nouveau suivi : ouvre le suivi avec la personne déjà choisie. Une fois le suivi enregistré, la ligne indique Suivi fait.
• Écrire sur WhatsApp : ouvre la conversation WhatsApp avec un message de salutation prêt, si vous pouvez voir son téléphone.
• Appeler : lance l’appel vers son téléphone.
• Voir le cas, ou Voir la fiche s’il n’y a pas de cas ouvert.

Reporter, marquer absent et attribuer À partir du Forfait Croissance

Avec le Forfait Initial, ces actions apparaissent avec un cadenas. À partir du Forfait Croissance :

Reporter

Reporter retire la personne de votre boîte pendant 1, 2 ou 4 semaines. De la vôtre seulement : les autres continuent de la voir. En cas d’erreur, appuyez sur Annuler.

Absent jusqu’au

Absent jusqu’au… sert pour une personne dont vous savez qu’elle ne viendra pas pendant un temps : un voyage, une maladie, un nouveau travail. Vous choisissez jusqu’à quel jour, un an au maximum. Jusqu’à cette date, elle n’apparaît dans aucune boîte, et son cas se ferme. Seule la date est enregistrée, jamais le motif. Retirer la date la remet dans les boîtes.

Attribuer à un autre responsable

Attribuer à un autre responsable… place la personne dans la boîte d’un autre responsable. Seuls apparaissent les responsables dont la portée couvre déjà cette personne et qui utilisent Accompagnement. Ensuite, vous pouvez Changer l’attribution… ou Retirer l’attribution.

L’attribution est proposée quand la personne a un cas ouvert. Rendez-vous manqué, Responsable à soutenir et Sans suivi n’ouvrent pas de cas : ils dépendent de la personne qui regarde.

Le cas de chaque personne

Voir le cas ouvre son panneau : pourquoi il s’est ouvert, depuis quand, si la personne a eu un suivi depuis, sa dernière présence et son dernier suivi, qui la suit et son attribution. Un cas se termine ainsi :

État	Ce qui s’est passé
À suivre	Le cas est ouvert.
Est revenu	La personne est venue à une réunion depuis l’ouverture du cas.
Plus nécessaire	Elle ne correspond plus à aucun motif.
Absent pour un temps	Quelqu’un lui a mis une date avec Absent jusqu’au….
N’est plus là	Elle n’est plus un membre ou un contact actif.
Fiche fusionnée	Sa fiche a été fusionnée avec une autre.

Dans la fiche de la personne, l’onglet Présence affiche aussi la section Accompagnement, avec son cas, son attribution et sa date de retour.

Avis et carte du tableau de bord

• Une personne que vous accompagnez est revenue : quand une personne qui était dans Accompagnement revient à une réunion. L’avis arrive à la personne qui lui a fait un suivi pendant que le cas était ouvert ou, si personne ne l’a fait, à la personne qui la dirige ou en a la charge. Avec tous les forfaits.
• L’accompagnement de la semaine À partir du Forfait Croissance : par défaut, le lundi à 8 h, combien de personnes ont besoin de votre attention et combien sont encore sans suivi. Seulement des chiffres, sans noms. Votre église en fixe le jour et l’heure dans Rappels et délais.
• Sur le Tableau de bord, la carte Ont besoin de votre attention indique combien de personnes vous attendent.

Les deux avis arrivent dans la cloche et peuvent être mis en sourdine depuis votre profil.

Qui l’utilise

• Voir la boîte demande la permission Voir la présence de chaque personne, qu’ont par défaut les rôles Pasteur et Responsable. Chacun voit les personnes de sa portée. Les contacts apparaissent si vous pouvez aussi voir les contacts.
• Reporter, marquer absent et attribuer demandent la permission Reporter, marquer absent et attribuer des personnes dans l’Accompagnement, qu’ont aussi les rôles Pasteur et Responsable, ainsi qu’un accès propre à votre église : une personne qui accède depuis une autre église voit la boîte, mais ne peut pas agir.
• Nouveau suivi demande de pouvoir enregistrer des suivis.