Gérez les contacts

Un contact est une personne qui ne fait pas encore partie de l’église : un visiteur, une personne intéressée, quelqu’un qui a laissé ses coordonnées lors d’un événement. Sa fiche demande beaucoup moins que celle d’un membre, et c’est voulu : l’idée est de noter rapidement la personne que vous venez de rencontrer et de l’accompagner jusqu’à ce qu’elle franchisse le pas.

Enregistrer un contact

1. Dans Contacts, appuyez sur Nouveau contact.

2. Renseignez Prénom, Nom, Téléphone et Genre, qui sont obligatoires. L’E-mail est facultatif.

3. Si vous le souhaitez, choisissez un Responsable : la personne qui va l’accompagner.

4. Ajoutez des étiquettes, des champs personnalisés ou des liens familiaux si cela vous est utile, puis enregistrez.

Pendant la saisie, Inperia vous prévient si la personne est déjà enregistrée comme contact ou comme membre. Un contact ne peut pas avoir l’e-mail d’un membre de l’église : si la personne est déjà membre, inutile de l’enregistrer comme contact.

Les visiteurs peuvent aussi s’inscrire eux-mêmes à une réunion avec le QR des visiteurs : ils deviennent des contacts, marqués présents à la réunion et confiés à la personne choisie (celui qui avait déjà une fiche reste confié à la même personne). Voir QR des visiteurs.

Le responsable

Le Responsable peut être n’importe quel membre actif de l’église dont l’échelon peut avoir des personnes à charge, même s’il n’est pas dans votre branche. Quand le contact devient membre, Inperia propose ce responsable comme son responsable direct.

Les contacts que vous voyez

Cela dépend de la portée de votre rôle sur les contacts :

• Seulement mes contacts : ceux que vous avez enregistrés et ceux dont vous êtes le responsable.
• Tous les contacts : tous ceux de l’église.

Avec les rôles fournis par Inperia, Pasteur et Responsable voient tous les contacts, et Disciple seulement les siens.

Rechercher, filtrer et afficher

• Rechercher des contacts… trouve un contact par nom, e-mail ou téléphone.
• Filtres restreint la liste par étiquettes, créateur, responsable, dernier suivi, genre, âge, date d’ajout et ville. Ville liste les villes où se trouvent déjà vos contacts, avec le nombre de contacts dans chacune.
• Tableau permet de comparer les données d’un coup d’œil ; Cartes aide à reconnaître la personne.

Quand vous appuyez sur un contact, sa fiche s’ouvre, avec les onglets Informations, Présence et Historique, et les actions Nouveau suivi, Convertir en membre, Modifier et Archiver. Présence montre chaque fois que la personne est venue : voir La présence de chaque personne.

Si le contact a une adresse, sa fiche propose Itinéraire, qui ouvre l’itinéraire de Google Maps jusque-là, dans un nouvel onglet ou dans l’application du téléphone.

Archiver et supprimer

Archiver retire le contact de la liste sans rien effacer et libère sa place dans la limite de contacts de votre forfait. Depuis Archivés, vous pouvez le restaurer. S’il faut effacer ses données, ouvrez sa fiche et appuyez sur Supprimer. Le contact est alors supprimé définitivement, et c’est irréversible. Pour supprimer, il faut la permission Supprimer définitivement les contacts archivés.

Les contacts peuvent aussi être importés depuis Excel ou CSV, et exportés : voir Importer et exporter.