Importer et exporter

Si les personnes de votre église figurent déjà dans un tableur, inutile de les saisir une par une : Inperia importe des fichiers Excel et CSV, et exporte vos listes en Excel, CSV ou PDF.

Importer des membres

Dans Membres, ouvrez Importer depuis le menu de la liste.
Si vous n’avez pas encore votre propre fichier, appuyez sur Télécharger le modèle : c’est un fichier Excel dans votre langue avec deux lignes d’exemple.
Dans Téléverser le fichier, faites glisser votre fichier ou cliquez pour le choisir. Les fichiers Excel (.xlsx) ou CSV (.csv) jusqu’à 10 Mo sont acceptés.
Dans Associer les colonnes, indiquez quelle colonne de votre fichier correspond à chaque donnée.
Dans Aperçu, vérifiez les premières lignes et ce qui va être créé, complété ou ignoré. Si des données diffèrent entre votre fichier et une fiche existante, choisissez celles que vous gardez.
Confirmez. L’importation s’exécute en arrière-plan et affiche le résultat une fois terminée.

Les colonnes importées

Donnée	Membres	Contacts
Prénom	Obligatoire	Obligatoire
Nom	Obligatoire	Obligatoire
E-mail	Facultatif et unique	Facultatif
Téléphone	Facultatif	Obligatoire
Genre	Obligatoire	Obligatoire

Le genre s’écrit Homme ou Femme (ou simplement H ou F), sans tenir compte des majuscules.
Il est préférable d’indiquer le téléphone avec son indicatif pays ; à défaut, c’est celui du pays de votre église qui est utilisé.
Les fichiers CSV séparés par des points-virgules ou par des tabulations sont aussi acceptés.

Le reste de la fiche n’est pas importé : échelon, responsable, rôles, étiquettes, famille, champs personnalisés et adresse. Les nouvelles personnes arrivent à l’échelon Disciple, avec le rôle par défaut et sans responsable, prêtes à être placées dans l’arbre. L’importation n’envoie pas d’invitations : c’est vous qui les envoyez, quand vous le souhaitez.

Les personnes déjà enregistrées

Membres : ils sont reconnus par leur e-mail ; sans e-mail, par le même téléphone avec les mêmes prénom et nom ; et si la ligne n’a ni e-mail ni téléphone, par les mêmes prénom, nom et genre. Si la personne existe déjà, l’importation complète les données qui lui manquent, l’e-mail compris si la fiche n’en avait pas ; si une donnée diffère, elle vous laisse choisir dans l’aperçu. Une ligne qui ne correspond que par le nom n’est pas importée, car elle n’apporte rien de nouveau : l’aperçu la liste au cas où ce serait une autre personne du même nom, que vous pouvez ajouter à la main. Si la ligne correspond à un membre archivé, elle est ignorée. Pour mettre ce membre à jour, restaurez-le d’abord. Si votre rôle ne voit pas les coordonnées, le téléphone ne sert pas à les reconnaître : une ligne sans e-mail est reconnue par le prénom, le nom et le genre.
Contacts : ils sont reconnus par leur e-mail, ou par un même téléphone associé aux mêmes prénom et nom. Les lignes qui correspondent à un membre sont ignorées et comptées comme Déjà membres.

Si le forfait ne suffit pas

Si votre fichier contient plus de nouvelles personnes que votre forfait n’en permet, Inperia vous prévient avant de commencer et vous propose Importer seulement ce qui entre ? : les premières sont créées, dans l’ordre du fichier, et le reste est marqué Plus de place dans le forfait.

Qui peut importer

Membres : les personnes qui ont la permission Importer des membres avec une portée sur tous les membres. Avec les rôles fournis par Inperia, c’est en pratique le propriétaire.
Contacts : les personnes qui ont la permission Importer des contacts avec une portée sur tous les contacts, dans votre propre église.

Une église ne peut avoir qu’une seule importation de chaque type en cours à la fois.

Exporter une liste

Dans Membres ou Contacts, filtrez la liste si vous ne voulez en exporter qu’une partie.
Appuyez sur Exporter depuis le menu de la liste. Dans Membres, vous pouvez aussi sélectionner des personnes et utiliser Exporter dans la barre d’actions.
Choisissez le format : Excel (.xlsx), CSV ou PDF, une liste prête à imprimer.
Appuyez sur Exporter. Le fichier est préparé en arrière-plan et se télécharge une fois prêt.

Le fichier contient le prénom, le nom, l’e-mail, le téléphone et le genre de toutes les personnes de la liste, de celles qui correspondent à votre recherche et à vos filtres, ou seulement des personnes sélectionnées. Si le téléchargement n’a pas démarré, utilisez Télécharger à nouveau.

L’arbre de leadership peut aussi être téléchargé en image depuis la vue Arbre : voir Comment fonctionne l’échelle.