Suivi et conversion en membre

Chaque échange avec un contact, qu’il s’agisse d’une visite, d’un appel ou d’une conversation après le culte, s’enregistre comme un suivi. L’histoire de son accompagnement est ainsi conservée, et la personne qui prend le relais sait par où continuer.

Enregistrer un suivi

1. Ouvrez le contact et appuyez sur Nouveau suivi. Vous pouvez aussi le faire depuis l’onglet Suivis.

2. Dans Quand, indiquez la date et l’heure de l’échange. Un suivi enregistre quelque chose qui a déjà eu lieu : la date ne peut donc pas être dans le futur.

3. Si vous le souhaitez, choisissez le Type de contact (par exemple message ou visite) et le Thème. Les deux se choisissent dans votre propre liste, qui s’enrichit au fur et à mesure que vous saisissez de nouvelles valeurs.

4. Rédigez les Notes, qui sont obligatoires : ce qui a été dit et la suite à donner.

5. Appuyez sur Enregistrer.

Seule la personne qui a rédigé un suivi peut le modifier, l’archiver ou le restaurer. Les personnes qui peuvent voir le contact peuvent aussi voir ses suivis.

Tous les suivis au même endroit

L’onglet Suivis de Contacts regroupe les suivis de tous vos contacts, en Tableau, Cartes, Par contact ou Par date.

Pour enregistrer des suivis, il faut la permission Enregistrer des suivis.

Convertir en membre

Quand la personne rejoint l’église, inutile de l’enregistrer à nouveau :

1. Ouvrez le contact et appuyez sur Convertir en membre.

2. Complétez les données ministérielles : l’échelon, le responsable et les rôles. Pour le responsable, Inperia propose celui du contact. Dans les rôles, Disciple est déjà coché. L’e-mail est facultatif : si le contact n’en avait pas, vous pouvez l’ajouter, et sans lui la personne ne peut pas être invitée.

3. Si vous avez la permission Envoyer des invitations, vous pouvez cocher Envoyer une invitation par e-mail pour que la personne se connecte à l’application. Sinon, l’invitation s’envoie plus tard depuis sa fiche.

4. Confirmez.

Lors de la conversion :

• La nouvelle fiche reprend ses notes, ses étiquettes, ses liens familiaux et ses champs personnalisés, ainsi que sa place d’hôte si une cellule se réunissait à son domicile.
• Ses suivis deviennent des suivis pastoraux du nouveau membre, avec le même auteur.
• Sa présence passe sur la fiche du membre : chacune de ses venues comme visiteur continue de compter.
• Le nouveau membre arrive avec les rôles que vous avez cochés et occupe une place dans la limite de membres de votre forfait.
• Le contact est archivé et ne peut plus être restauré.
• L’historique des modifications du contact ne passe pas sur la fiche du membre.

Pour convertir un contact, il faut la permission Convertir en membre. Les suivis pastoraux sont expliqués dans Suivi pastoral.