Planifiez des réunions

Réunions est l’agenda de votre église : cultes, études, répétitions, jeûnes et tout autre rassemblement qu’elle organise. Chaque réunion a sa date, son lieu, son responsable et sa feuille de présence. Réunions est disponible avec tous les forfaits.

Créer une réunion

1. Dans Réunions, appuyez sur Nouvelle réunion.

2. Indiquez la Date, l’Heure de début et l’Heure de fin. L’heure est celle du fuseau horaire de votre église.

3. Si elle se répète, choisissez comment dans Répéter : voir Réunions récurrentes.

4. Choisissez le Lieu et le Thème. Les deux proviennent de votre propre liste, qui s’enrichit au fur et à mesure que vous saisissez de nouvelles valeurs. Le thème est le nom de la réunion ; si vous le laissez vide, elle s’affiche comme « Réunion ».

5. Si votre église utilise des types de réunion, choisissez le Type de réunion. Il détermine si la réunion compte pour la présence de chaque personne : voir Types de réunion.

6. Dans Dirigée par, choisissez la personne responsable de la réunion et, dans Pour qui, les personnes que vous convoquez.

7. Configurez l’Avis si vous voulez prévenir les personnes concernées, puis appuyez sur Enregistrer.

Votre liste n’appartient qu’à vous

Ce que vous saisissez dans Lieu et Thème reste dans votre propre liste : personne d’autre ne le voit en choisissant un lieu ou un thème. Ce que les autres voient, c’est la réunion avec son nom, et toute l’église ne la voit que si elle s’adresse à Toute l’église. Si elle est Segmentée ou destinée à des Personnes précises, elle est visible par les personnes que vous convoquez, par vous-même, par la personne qui la dirige et par ses responsables.

Où se trouve un lieu

Un lieu peut avoir son adresse et son point sur la carte. Une fois un Lieu choisi, Emplacement du lieu ouvre Où se trouve sous le champ : saisissez l’Adresse, placez le repère en cherchant l’adresse, en le déplaçant ou avec Utiliser ma position, puis appuyez sur Enregistrer l’emplacement. Retirer l’adresse et le repère les efface. Dès lors, toute personne qui voit une réunion ou une séance dans ce lieu voit l’itinéraire.

L’adresse de vos lieux vous appartient, comme la liste : les autres ne la voient que comme le lieu d’une réunion qu’ils peuvent voir.

À qui s’adresse la réunion

• Toute l’église : tout le monde la voit dans son calendrier.
• Segmentée : seulement les personnes qui portent l’une des Étiquettes du segment. Avec Inclure les contacts, les contacts qui portent ces étiquettes figurent aussi sur la feuille de présence.
• Personnes précises : les membres et les contacts que vous choisissez par leur nom.

Avec Toute l’église ou Segmentée, Étiquettes exclues écarte les personnes qui portent l’une de ces étiquettes : elles ne voient pas la réunion, ne reçoivent pas l’avis et n’apparaissent pas sur la feuille de présence.

L’avis

Avec Prévenir les personnes concernées, le public de la réunion et la personne qui la dirige reçoivent une notification dans l’application. Vous choisissez Quand prévenir :

• À l’enregistrement : l’avis part immédiatement.
• Avant la réunion : le nombre de jours avant et l’heure que vous indiquez. 0 jour correspond au matin même.

Le formulaire s’ouvre avec l’avis que propose votre église dans Rappels et délais, et vous pouvez le changer pour chaque réunion.

Si, après avoir prévenu, vous modifiez la date et l’heure, le lieu ou le public, Inperia vous le signale pour que vous puissiez Prévenir à nouveau. Les autres modifications, comme le thème ou les notes, ne demandent pas de nouvel avis. Chaque réunion ne peut prévenir que quelques fois en 24 heures. Si vous atteignez la limite, Inperia vous l’indique.

Ce qu’affiche chaque réunion

En ouvrant une réunion, vous voyez son panneau, avec ses informations et, selon le moment :

• Type : le type de la réunion. Pour une réunion déjà passée, Changer permet de le corriger.
• Faire l’appel ou Voir la présence : ouvre la feuille de présence. Voir Faites l’appel.
• QR des visiteurs : pour que les visiteurs s’inscrivent eux-mêmes depuis leur téléphone. Voir QR des visiteurs.
• Une fois l’appel fait, Par rapport aux précédentes compare le nombre de personnes venues avec les réunions précédentes du même type, et le Comptage rapide indique combien de personnes ont été comptées, si quelqu’un les a comptées.
• Si son lieu est placé sur la carte, une petite carte et Itinéraire, qui ouvre l’itinéraire de Google Maps jusque-là, dans un nouvel onglet ou dans l’application du téléphone.

Modifier, annuler ou supprimer

En ouvrant une réunion, vous pouvez la modifier, l’annuler ou la supprimer :

• Annuler la réunion la laisse dans le calendrier, marquée comme annulée, pour que personne ne perde la trace qu’elle était prévue. Vous pouvez la réactiver avec Rétablir.
• Supprimer l’efface comme si elle n’avait jamais été prévue. Ce n’est possible qu’avant son début et si l’appel n’a pas été fait. Sinon, annulez-la.
• Une réunion terminée ne peut plus être annulée ni rétablie. Ce qui peut encore être corrigé est expliqué plus bas.

L’onglet Agenda affiche les réunions à partir d’aujourd’hui, et Historique, les précédentes. Chaque réunion est Prévue, En cours, Terminée ou Annulée selon l’horloge.

Corriger une réunion terminée

Quand une réunion se termine, sa date, ses horaires, son lieu et son thème restent tels quels. Mais ce qui s’est dit, ou qui l’a vraiment dirigée, ne se sait souvent qu’après. C’est pourquoi Modifier reste dans le panneau : le bouton ouvre la réunion avec un avis en haut qui indique ce que vous pouvez corriger.

• Notes : toujours. Seules les personnes qui ont la permission Voir les notes de la réunion les voient et les corrigent.
• Dirigée par : toujours.
• Les étiquettes de Pour qui, tant que la feuille de présence reste ouverte : les Étiquettes du segment d’une réunion Segmentée et les Étiquettes exclues d’une réunion pour Toute l’église ou Segmentée. Vous corrigez ainsi les personnes que la réunion attendait. Une fois la feuille fermée, les étiquettes restent telles quelles. Une réunion publiée dans un calendrier public n’accepte pas d’étiquettes exclues.

La correction ne vaut que pour cette réunion, même si elle fait partie d’une série, et elle ne prévient personne. Une réunion annulée et terminée n’a plus rien à corriger : Modifier apparaît désactivé et indique pourquoi. Le type se corrige à part, avec Changer : voir Types de réunion.

Convoquer le réseau À partir du Forfait Croissance

Si votre église a un réseau d’églises, Convoquer le réseau envoie une réunion à 25 églises du réseau au maximum, qui la voient dans leur agenda et font leur propre appel. C’est le propriétaire de l’église qui convoque qui s’en charge. Avec le Forfait Expansion, les églises se choisissent aussi sur la carte, dans la vue Carte. Le réseau est expliqué dans Réseau d’églises.

Permissions

Chaque action demande une permission :

• Planifier : Planifier des réunions.
• Modifier, y compris pour corriger une réunion terminée : Modifier les réunions et leurs détails.
• Annuler, rétablir ou supprimer : Annuler des réunions.
• Créer et modifier des séries : Créer et modifier des séries récurrentes.