Rappels et délais

Dans Rappels et délais, votre église règle ses propres délais : à partir de quand et jusqu’à quand on peut faire l’appel, quand on rappelle ce qui manque et quand arrivent les résumés. Ils valent pour toute l’église, et les écrans de l’application indiquent toujours ceux de votre église.

Allez dans Paramètres › Rappels et délais.
Réglez chaque valeur. À côté, vous voyez ce qu’elle change, et les exemples avec un jour et une heure se réécrivent selon ce que vous choisissez.
La barre du bas compte les modifications non enregistrées. Appuyez sur Enregistrer, ou sur Annuler les modifications pour tout laisser comme avant.

Sans le forfait qui envoie leurs avis, les sections du résumé hebdomadaire et du résumé du mois restent visibles, avec leurs explications et leurs exemples, mais leurs réglages ne bougent pas, et un avis dans chacune indique qu’elle n’est pas dans votre forfait.

L'écran Rappels et délais avec les valeurs par défaut : la Feuille de présence sur toute la largeur, avec sa frise de S’ouvre à Se ferme, un exemple et ses premiers réglages

Comment lire l’écran

Chaque section dit ce qu’elle règle et, sous Où vous le verrez, dans quelles parties de l’application cela se voit : la Feuille de présence, La cloche, l’Accompagnement, les Rapports ou le Formulaire des réunions.
Chaque valeur dit ce qu’elle change, et beaucoup donnent un exemple avec un jour et une heure qui se réécrit pendant que vous la changez.
Sous chaque réglage, vous voyez la valeur d’Inperia, après Par défaut, et Revenir à la valeur par défaut si vous en avez choisi une autre.
Une valeur que vous avez changée sans l’enregistrer porte la mention Non enregistré, et la barre du bas indique combien de modifications attendent.
Chaque section occupe toute la largeur de l’écran. Sur un écran large, chaque valeur se lit sur une ligne : à gauche, son nom et ce qu’elle change ; à droite, le réglage, l’exemple et la valeur par défaut. Sur un téléphone, l’un sous l’autre.

Quand une modification s’applique

L’appel change tout de suite : dès l’enregistrement, chaque feuille encore ouverte ou pas encore ouverte suit le nouveau délai ; une feuille déjà fermée ne se rouvre pas.
Les avis prennent la nouvelle valeur à leur prochain passage : ceux de l’appel toutes les 10 minutes, les rappels et les résumés toutes les heures.
Rapports calcule ses chiffres à partir de la fermeture de la feuille et du rappel du compte rendu : si vous changez l’un des deux, il les recalcule.

Feuille de présence

Une ligne dessine la feuille de présence d’une réunion d’exemple, un dimanche de 10:00 à 12:00, avec ses quatre moments : S’ouvre, La réunion, Rappel et Se ferme. Elle se redessine pendant que vous déplacez les valeurs, et une phrase en dessous dit la même chose. Avec les valeurs par défaut : « la feuille d’une réunion du dimanche de 10:00 à 12:00 s’ouvre le dimanche à 9:30 et se ferme le lundi à 12:00. Si personne ne l’a remplie, la cloche prévient celui qui la dirige le lundi à 6:00 ».

Valeur	Par défaut	Plage
S’ouvre avant le début	30 minutes	Entre Au début et 3 heures, par tranches de 15 minutes
Se ferme après la fin	24 heures	De 2 heures à 7 jours
Rappel avant la fermeture	6 heures	De 1 à 72 heures, toujours avant la fermeture de la feuille

On peut faire et corriger l’appel d’une réunion ou d’une rencontre entre l’ouverture et la fermeture de la feuille. Le QR des visiteurs reçoit des inscriptions dans le même délai.
Si personne n’a fait l’appel d’une réunion qui compte, la personne qui dirige la réunion reçoit la notification Appel à faire avant la fermeture, avec l’avance que vous fixez. Les réunions concernées sont dans Faites l’appel.
Accompagnement et Rapports ne comptent que les feuilles fermées : plus la feuille se ferme tard, plus leurs chiffres se font attendre.
Une feuille déjà fermée ne se rouvre pas, même si vous allongez le délai. Si vous le raccourcissez, les feuilles ouvertes qui ont déjà dépassé le nouveau délai se ferment à ce moment-là.
La feuille d’une séance de Cours s’ouvre avec le même S’ouvre avant le début, mais ne se ferme pas : elle reste ouverte tant que son groupe est ouvert. Si personne n’a fait l’appel, la personne qui donne la séance reçoit l’avis Présences d’une séance au moment où l’on préviendrait pour une réunion : par défaut, 18 heures après la fin.

Compte rendu de la rencontre

Rappeler le compte rendu indique combien de temps après la rencontre, ou après son enregistrement si c’était après, on rappelle à la personne qui l’a dirigée qu’elle n’a pas encore rédigé le compte rendu. Par défaut, 48 heures ; de 6 heures à 7 jours. Dès lors, le compte rendu apparaît comme en attente dans Accompagnement et dans Rapports : une rencontre enregistrée plusieurs jours après avoir eu lieu n’est pas en attente avant ce rappel.

Notes du suivi

Rappeler les notes indique combien de temps après on rappelle à la personne qui a enregistré un suivi qu’elle n’a pas encore rédigé les notes. Le délai se compte à partir de la rencontre ou de l’enregistrement du suivi, selon ce qui est venu en dernier. Par défaut, 48 heures ; de 6 heures à 7 jours.

Avis des réunions

Ce que le formulaire propose à la création d’une réunion ou d’une rencontre. Chacune peut le changer, et les réunions qui existent déjà ne changent pas.

Quand prévenir : À l’enregistrement ou Avant chaque réunion. Par défaut, à l’enregistrement.
Jours avant et À l’heure : pour les réunions qui préviennent à l’avance, et pour celles qui se répètent. Par défaut, 1 jour avant à 9 h, heure de l’église.

Résumé hebdomadaire de l’Accompagnement À partir du Forfait Croissance

Jour et Heure indiquent quand chaque responsable apprend combien de personnes ont besoin de son attention. Par défaut, le lundi à 8 h, heure de l’église. Voir Accompagnement.

Résumé du mois À partir du Forfait Croissance

Jour du mois et Heure indiquent quand on annonce que le résumé du mois précédent est prêt à lire ou à imprimer. Par défaut, le 1er à 8 h ; il peut être fixé entre le 1er et le 10. Si la feuille se ferme plusieurs jours après chaque réunion, mieux vaut choisir un jour postérieur à ce délai.

Revenir à la valeur par défaut

Sous chaque valeur, vous voyez celle d’Inperia. Si vous la remettez, ou si vous appuyez sur Revenir à la valeur par défaut, votre église suit désormais la valeur par défaut, même si Inperia la change plus tard.

Qui le configure

Modifier ces délais demande la permission Configurer les rappels et délais, qu’a par défaut le rôle Pasteur. Le propriétaire de l’église peut toujours le faire.