Doublons et fusion de fiches

Quand une même personne est enregistrée deux fois, son histoire est coupée en deux : la présence sur une fiche, les suivis sur une autre. Inperia essaie de l’éviter lors de l’enregistrement. Si cela arrive quand même, vous pouvez réunir les deux fiches.

L’alerte de doublons potentiels

Pendant que vous remplissez une nouvelle fiche, Inperia cherche des personnes déjà enregistrées et affiche Doublons potentiels trouvés lorsque l’une d’elles correspond par :

• l’e-mail,
• le téléphone,
• la pièce d’identité, ou
• le nom et la date de naissance.

Depuis l’alerte, vous pouvez voir la fiche existante, convertir un contact en membre si la correspondance est un contact, ou choisir Créer quand même s’il s’agit d’une autre personne. Si la correspondance est une fiche archivée, vous pouvez choisir Restaurer et modifier au lieu d’en créer une autre.

Les données qui ne peuvent pas se répéter

L’e-mail, quand la fiche en a un, et la pièce d’identité (même type et même numéro) ne peuvent pas être utilisés deux fois dans l’église : s’ils correspondent, la fiche n’est pas enregistrée. Le téléphone et le nom ne déclenchent que l’alerte, car deux personnes peuvent les partager.

Fusionner deux fiches

Si la même personne a été enregistrée deux fois, Fusionner des fiches les réunit en une seule :

1. Ouvrez l’une des deux fiches et appuyez sur Fusionner. Vous pouvez aussi sélectionner les deux dans la liste et utiliser Fusionner dans la barre d’actions.

2. Si vous avez commencé depuis une fiche, cherchez L’autre fiche par son nom.

3. Dans Laquelle reste ?, choisissez la fiche conservée. Celle qui reste garde sa place dans l’église (échelon, responsable, statut et rôles) et reçoit le contenu de l’autre.

4. Dans Données qui diffèrent, choisissez la valeur à garder pour chaque donnée différente. Si vous ne choisissez pas, c’est celle de la fiche conservée qui reste.

5. Vérifiez Ce qui arrive au reste et appuyez sur Fusionner. Dans Fusionner les fiches ?, saisissez le nom de la fiche qui reste, confirmez votre identité et appuyez sur Fusionner.

Lors de la fusion :

• La présence, les suivis, les liens familiaux, les étiquettes, les rôles et les cellules de l’autre fiche passent à celle qui reste. Si les deux avaient une présence enregistrée pour la même réunion et que l’une des deux indique « présent », c’est « présent » qui reste.
• Les personnes à la charge de l’autre fiche passent sous la responsabilité de celle qui reste.
• Si celle qui reste n’a pas d’e-mail, elle prend celui de l’autre, avec son invitation en attente. Sauf si elle a un rôle avec plus d’accès que le vôtre : elle reste alors sans e-mail et l’invitation de l’autre fiche est annulée.
• Les cours réussis et les places dans les groupes de Cours de l’autre fiche passent à celle qui reste.
• L’autre fiche est archivée, vidée de ses données personnelles, et son historique est visible sur celle qui reste.

Deux situations liées à Cours empêchent la fusion, et le panneau indique laquelle : les deux fiches ont une place dans des groupes différents du même cours (retirez-en une avant), ou l’une enseigne dans un groupe ouvert où l’autre est élève.

Impossible à annuler

Une fusion est définitive. Vérifiez bien laquelle des deux fiches reste avant de confirmer.

Qui peut fusionner

Pour fusionner, il faut la permission Fusionner les fiches d’une même personne avec une portée sur Tous les membres de l’église. Avec les rôles fournis par Inperia, c’est en pratique le propriétaire qui s’en charge. La fusion n’est pas possible depuis une session d’assistance.