Rencontres et comptes rendus

Chaque réunion d’une cellule est une rencontre : elle a sa date, sa présence et son compte rendu. Les rencontres appartiennent au module Cellules.

Convoquer une rencontre

1. Dans Cellules, ouvrez l’onglet Rencontres et appuyez sur Nouvelle rencontre, ou faites-le depuis la fiche de la cellule.

2. Choisissez la cellule, la date et l’horaire. Le Thème est le nom de la rencontre ; si vous le laissez vide, elle s’affiche avec un nom générique.

3. Si elle se répète, choisissez comment dans Répéter : chaque semaine ou chaque mois, comme pour les réunions. Voir Réunions récurrentes.

4. Enregistrez.

La liste d’une rencontre se compose des personnes qui font partie de la cellule le jour de la rencontre. Si quelqu’un rejoint ou quitte la cellule d’ici là, inutile de modifier la rencontre.

Seules les personnes qui dirigent la cellule, ou qui ont une portée sur la personne qui la dirige, peuvent convoquer des rencontres. Elles ne peuvent le faire que tant que la cellule est active.

Une rencontre se tient dans la maison de sa cellule : si la maison est placée sur la carte, le panneau de la rencontre montre une petite carte et Itinéraire, qui ouvre l’itinéraire de Google Maps jusqu’à la maison.

Présence et visiteurs

L’appel d’une rencontre se fait comme celui d’une réunion, dans la même fenêtre de temps : par défaut, de 30 minutes avant le début jusqu’à 24 heures après la fin, ou selon les délais que fixe votre église dans Rappels et délais. On y retrouve les mêmes outils que pour une réunion : Marquer absents, Absents seulement, les signaux qui indiquent où en est chaque personne et le Comptage rapide. Voir Faites l’appel.

Une rencontre accepte des visiteurs : des membres ou des contacts qui ne figurent pas sur la liste, avec Ajouter un visiteur. Les visiteurs peuvent aussi s’inscrire eux-mêmes avec le QR des visiteurs.

Les rencontres comptent toujours pour la présence de chaque personne. Si personne n’a fait l’appel, la personne qui dirige la rencontre reçoit une notification avant la fermeture de la feuille ; si elle ne peut pas faire l’appel, ce sont les responsables de la cellule qui la reçoivent.

Le compte rendu de la rencontre

Chaque rencontre doit avoir son compte rendu : ce qui a été partagé, comment va le groupe, qui a été accueilli.

• Depuis la rencontre, appuyez sur Rédiger le compte rendu.
• Si le compte rendu n’est toujours pas rédigé 48 heures après la rencontre, la personne qui la dirige reçoit un rappel. C’est le délai par défaut : votre église peut le changer dans Rappels et délais.
• Une fois la rencontre terminée, sa date, ses horaires et son lieu restent tels quels. Le compte rendu peut encore être rédigé ou corrigé, tout comme la personne qui l’a dirigée, dans Dirigée par. Si vous ne pouvez pas lire le compte rendu, le bouton indique Modifier et ne corrige que Dirigée par. Une rencontre annulée et terminée n’a plus rien à corriger.

Dans l’onglet Rencontres, la colonne Compte rendu indique pour chaque rencontre si son compte rendu est Rédigé ou Non rédigé, et le filtre Compte rendu › Non rédigé regroupe ceux qui manquent. Les vues Tableau, Cartes, Par cellule et Par date classent les rencontres comme cela vous convient.

Les rencontres apparaissent aussi dans le Calendrier et dans l’abonnement de calendrier de chaque personne.

Permissions

Les rencontres ont leurs propres permissions, dans Cellules : Planifier des rencontres, Modifier les rencontres et prévenir la cellule, Annuler, rétablir et supprimer des rencontres, Créer et modifier des séries de rencontres et Enregistrer la présence à une rencontre. Pour lire les comptes rendus, il faut Voir les rapports des rencontres des cellules à sa charge.