Faites l'appel

Chaque réunion a sa feuille de présence. L’appel se fait sur le moment, depuis n’importe quel appareil, et chaque marque est enregistrée.

Quand faire l’appel

Par défaut, la feuille s’ouvre 30 minutes avant le début de la réunion et se ferme 24 heures après sa fin. Votre église fixe ces délais dans Rappels et délais. Une réunion annulée n’a pas de feuille de présence.

Tant que la feuille reste ouverte, même si la réunion est déjà terminée, vous pouvez encore corriger les étiquettes de Pour qui d’une réunion pour Toute l’église ou Segmentée, c’est-à-dire les personnes qu’elle attendait. Une fois la feuille fermée, elles ne changent plus. Voir Planifiez des réunions.

Si personne n’a fait l’appel d’une réunion qui compte, la personne qui la dirige reçoit la notification Appel à faire dans la cloche, par défaut 6 heures avant la fermeture de la feuille. Elle arrive pour les rencontres et pour les réunions d’un type qui compte. Pour une réunion de toute l’église sans type, seulement si elle fait partie d’une série et que l’appel a été fait à l’une de ses quatre dates précédentes. Si un Comptage rapide a déjà été enregistré, il n’y a pas de notification. Si cette personne ne peut pas faire l’appel, la notification va à la personne qui a créé la réunion. Pour une rencontre, elle va aux responsables de la cellule.

Faire l’appel

1. Ouvrez la réunion et appuyez sur Faire l’appel.

2. Marquez chaque personne comme présente (✓) ou absente (✗). Chaque marque est enregistrée immédiatement.

3. Si vous le souhaitez, ajoutez une note pour une personne, jusqu’à 300 caractères.

4. Quand vous avez fini, marquez d’un coup les personnes qui ne sont pas encore marquées : Marquer présents les # restants, ou Marquer absents (voir plus bas). Les deux vous demandent une confirmation.

En haut, vous voyez combien de personnes restent à marquer et le total des présents et des absents.

Sur téléphone

La feuille est pensée pour être remplie depuis le téléphone, d’un simple geste par personne. La vue Avatars affiche les visages : toucher un visage ouvre la carte de la personne, avec son nom, et c’est là que vous la marquez Présent ou Absent. Les boutons pour marquer les restants s’affichent l’un sous l’autre.

Marquer absents les restants

Une fois les personnes venues marquées, Marquer absents marque comme absents les membres qui ne sont pas encore marqués.

Les contacts restent non marqués : qu’un visiteur ne revienne pas ne compte pas comme une absence de sa part. Si vous vous êtes trompé de marque pour quelqu’un, changez-la tant que la feuille est ouverte.

Non marqué ne veut pas dire absent

Inperia ne compte que ce qui a été marqué. Une personne non marquée n’accumule pas d’absence et n’apparaît pas pour autant dans Accompagnement. Il vaut donc mieux finir chaque feuille d’un coup : Marquer présents tous les restants, ou Marquer absents les membres restants.

Trouver les personnes

• Le champ de recherche trouve une personne par son nom.
• Dans Filtres :
  • Non marqués seulement ne garde que les personnes qui n’ont pas encore de marque.
  • Absents seulement ne garde que les personnes marquées absentes : celles à appeler ensuite.
  • Ceux que vous dirigez ne garde que les personnes que vous dirigez directement, sans le reste de votre branche. Ainsi, un responsable fait l’appel de ses personnes sans parcourir toute la liste.

Où en est chaque personne

À côté du nom, la liste peut afficher un signal qui indique où en est cette personne :

• Première fois : elle n’était encore venue à aucune réunion qui compte.
• # semaines sans venir : elle ne vient plus depuis un certain temps et était absente la dernière fois.
• # absences d’affilée : elle a manqué plusieurs réunions d’affilée.

Un seul signal s’affiche par personne, pendant que l’appel est en cours. Vous le voyez si vous avez la permission Voir la présence de chaque personne, jamais pour vous-même. Le calcul est expliqué dans La présence de chaque personne.

Comptage rapide

Quand personne ne note chacune des personnes venues, par exemple lors d’un grand culte avec des visiteurs et des enfants, le Comptage rapide enregistre combien de personnes étaient là : Adultes, Enfants et Visiteurs.

1. Sur la feuille, appuyez sur Comptage rapide.

2. Saisissez les nombres que vous avez comptés. Chacun est facultatif : laissez vide ce que vous n’avez pas compté, car vide n’est pas la même chose que zéro.

3. Appuyez sur Enregistrer.

Le comptage est enregistré par la personne qui fait l’appel de cette réunion, tant que la feuille est ouverte. Il s’affiche dans le panneau de la réunion, à côté de la présence, et dans Rapports. Il ne compte dans la présence d’aucune personne, puisqu’il ne nomme personne. Dans une même réunion, vous pouvez marquer chaque personne et aussi compter le total.

Par rapport aux précédentes

Quand l’appel d’une réunion a été fait, son panneau affiche Par rapport aux précédentes : combien de personnes sont venues en moyenne aux dernières réunions du même type (jusqu’à 8) et l’écart avec celle-ci. Si la réunion n’a pas de type, elle est comparée à celles de sa série. Une rencontre est comparée aux rencontres de sa cellule.

La moyenne compte les personnes que vous pouvez voir, comme la feuille.

Visiteurs et nouvelles personnes

• Ajouter un contact crée sur le moment la fiche d’une personne venue pour la première fois et la marque présente, si la réunion accepte les contacts et que vous pouvez en créer.
• Le QR des visiteurs permet aux visiteurs de s’inscrire eux-mêmes depuis leur téléphone : ils deviennent des contacts marqués présents. Voir QR des visiteurs.
• Ajouter un visiteur existe dans les rencontres d’une cellule : voir Rencontres.

Qui fait l’appel

Pour faire l’appel, il faut la permission Enregistrer la présence à une réunion. Chaque rôle peut aussi définir, dans De qui fait-il l’appel ?, quelles personnes il peut marquer. Par exemple, un responsable peut ne marquer que les personnes de sa branche. Voir Rôles et permissions.

Si votre mariage est confirmé dans l’application et que vous êtes tous deux à la réunion, vous pouvez aussi faire l’appel des personnes de votre conjoint, dans la Liste de votre conjoint. Le même filtre ne garde que les personnes que dirige votre conjoint. Voir Famille et mariage.

Les notes de présence de chaque personne ne sont visibles qu’avec la permission Voir la note de présence de chaque personne, et personne ne voit celle qui a été écrite à son sujet. Selon la même règle, chaque note apparaît aussi sous sa marque dans l’onglet Présence de la fiche de cette personne : voir La présence de chaque personne.