Ajouter et modifier des membres

Chaque membre a une fiche avec ses données personnelles, sa place dans l’église (échelon, responsable et rôles) et tout ce que votre église souhaite enregistrer sur cette personne.

Enregistrer une personne

1. Dans Membres, appuyez sur Nouveau membre.

2. Remplissez la fiche. Sont obligatoires le Prénom, le Nom, le Genre et la Nationalité, ainsi que l’échelon et au moins un rôle. L’Adresse e-mail est facultative, mais sans elle la personne ne peut pas être invitée à l’application.

3. Appuyez sur Enregistrer.

Vous pouvez aussi enregistrer de nombreuses personnes d’un coup à partir d’un tableur : Importer et exporter.

Ce que contient la fiche

Le formulaire est divisé en sections :

• Personnel : prénom, nom, e-mail, genre, date de naissance, état civil, nationalité et pièce d’identité. Le type et le numéro de document vont ensemble : si vous renseignez l’un, l’autre devient obligatoire.
• Contact : deux téléphones, avec leur indicatif pays, et l’adresse.
• Ministériel : l’échelon de l’Échelle de croissance, le responsable direct et les dates d’arrivée, de baptême et de conversion, ainsi que l’église précédente. Le responsable commence à Sans attribution, pour placer la personne plus tard, ou vous choisissez qui la dirige. Sur l’échelon le plus haut, cette option s’appelle Racine de l’arbre : la personne est à la tête de sa propre branche.
• Rôle : les rôles d’accès de la personne. Par défaut, Disciple.
• Étiquettes : les étiquettes du catalogue de votre église.
• Complémentaire : notes internes, contact d’urgence et profession.
• Famille : ses liens avec d’autres membres ou des contacts : Famille et mariage.
• Champs personnalisés : ceux que votre église a créés pour les membres.
• Invitation : si l’invitation à l’application lui est envoyée à l’enregistrement.

L’e-mail, s’il y en a un, identifie la personne

L’adresse e-mail est facultative : vous pouvez enregistrer une personne qui n’en a pas, comme un enfant ou quelqu’un qui n’utilise pas l’e-mail. Si vous la renseignez, elle ne peut pas être utilisée deux fois dans l’église, pas plus que la pièce d’identité (il ne peut pas y avoir deux fiches avec le même type et le même numéro) : c’est l’adresse avec laquelle la personne se connecte à l’application si vous l’invitez. Si vous essayez d’enregistrer quelqu’un qui existe déjà, Inperia vous prévient : voir Doublons et fusion de fiches.

Sans e-mail, la personne ne peut pas être invitée. Et si elle rejoint ensuite l’église par un lien d’inscription, Inperia ne peut pas savoir qu’elle a déjà une fiche et en crée une autre : les deux se réunissent avec Fusionner. Pour l’éviter, ajoutez son e-mail à la fiche avant de lui partager le lien.

Voir et modifier une fiche

Quand vous appuyez sur une personne dans la liste, sa fiche s’ouvre à droite. Elle a jusqu’à quatre onglets :

• Données : toutes ses informations, regroupées par sections. Si elle a une adresse et que vous pouvez la voir, Itinéraire ouvre l’itinéraire de Google Maps jusque-là.
• Présence : comment elle vient aux réunions. Voir La présence de chaque personne, avec la permission qu’il demande.
• Cours : les cours qu’elle a réussis et chaque place qu’elle a eue dans un groupe, avec sa présence. Donner un cours lui donne un cours à elle seule. Voir Groupes et cours individuels.
• Historique : qui a modifié quoi et quand. Il indique les champs modifiés, mais pas leurs valeurs. Pour le voir, il faut la permission Voir l’historique des modifications.

Depuis la fiche :

• Modifier ouvre le même formulaire avec les données déjà remplies, sauf l’adresse e-mail, qui s’ajoute, se change ou se retire dans la section de contact.
• Échelle de croissance promeut, rétrograde ou déplace la personne : Promouvoir, rétrograder et changer de responsable.
• Fusionner réunit cette fiche avec une autre fiche de la même personne.
• Envoyer l’invitation l’invite à utiliser l’application, et Archiver la retire du registre.

Si quelqu’un d’autre a la même fiche ouverte au même moment, Inperia vous prévient, pour que personne n’efface par erreur les modifications de l’autre.

Ajouter, changer ou retirer l’e-mail

Pour ajouter l’e-mail d’une fiche qui n’en a pas, utilisez Ajouter l’e-mail dans la section de contact. Il suffit de pouvoir modifier les membres ou envoyer des invitations. L’adresse ne peut pas être utilisée deux fois dans l’église, et vous ne pouvez pas l’ajouter à une personne qui a un rôle que vous ne pourriez pas lui donner : son invitation partirait à cette adresse, et qui l’accepterait aurait ce rôle.

Pour le changer, utilisez Modifier l’e-mail. Il faut la permission Modifier l’email de connexion. Si la personne ne se connecte pas encore à l’application, le changement est direct. Si elle avait une invitation en attente, celle-ci est renvoyée à la nouvelle adresse. Si elle se connecte déjà à l’application, l’e-mail est ce qu’elle utilise pour se connecter. Vous devez alors confirmer votre identité, et le changement s’applique tout de suite. La nouvelle adresse reçoit un lien pour la vérifier, et l’ancienne reçoit un avertissement. L’e-mail d’un propriétaire ne peut être changé que par ce même propriétaire. Et vous ne pouvez pas changer l’e-mail d’une personne qui a un rôle que vous ne pourriez pas lui donner, même si elle ne se connecte pas encore : son invitation partirait à la nouvelle adresse, et qui l’accepterait aurait ce rôle.

Pour le retirer, utilisez Retirer l’e-mail, avec la même permission. Ce n’est possible que tant que la personne ne se connecte pas à l’application : si elle avait une invitation en attente, celle-ci est annulée.

Actif et inactif

Le statut d’un membre est Actif ou Inactif :

• Actif : la personne participe normalement et, si elle a un accès, se connecte à l’application.
• Inactif : elle perd l’accès à l’application, quitte les cellules dont elle faisait partie et cesse d’être responsable de ses contacts. La réactiver n’annule pas ces changements.

Un membre inactif occupe toujours une place dans la limite de votre forfait. Pour libérer la place, archivez-le : Archiver, restaurer et supprimer.